5 étapes pour préparer votre org Salesforce pour la rentrée

C’est l’été ! Au cas où vous ne l’auriez pas remarqué…

Profitez de cette période pour prendre du recul sur l’utilisation de votre Salesforce et ainsi la préparer pour la rentrée, en 5 points.

Au fil des évolutions, il y a nécessairement des paramétrages qui deviennent obsolètes. Il est normal de ne pas forcément pouvoir les supprimer au quotidien. Cependant, il est essentiel de le faire régulièrement, afin d’éviter d’accumuler de la dette technique.

Rapports et tableaux de bord

On vous voit… Tous ceux qui créent des rapports à gogo tout au long de l’année, pour enfin obtenir ce fameux chiffre tant espéré… On fait pareil 😀

Il est vrai qu’il est tellement facile de créer des rapports avec Salesforce que l’on peut vite se retrouver avec plusieurs rapports qui ne font plus vraiment de sens quelques mois plus tard. Passez en revue ces rapports, supprimez ceux qui ne servent plus et rangez ceux qui vont encore servir. Profitez-en pour optimiser la structure des dossiers.

Et faites la même chose pour les tableaux de bord.

Sans oublier les types de rapport !

Formulaires et Champs :

Tous ces champs ont-ils vraiment besoin d’être sur le formulaire ? Et si un champ est peu utilisé, pourquoi ?

Analysez l’utilisation des champs pour optimiser l’interface utilisateur. La fonctionnalité « Optimizer » de Salesforce, disponible dans la configuration, peut vous y aider.

Voici 3 solutions pour optimiser l’affichage et l’utilisation, au-delà de la suppression les champs :

• Utiliser les nouveaux formulaires dynamiques sur les objets personnalisés, disponibles depuis les pages lightning, pour n’afficher les champs que selon certaines conditions ;
• Utiliser les présentations de page par type d’enregistrement (notamment pour les objets standards où les formulaires dynamiques ne sont pas encore disponibles) ;
• Remplissez le texte d’aide, pour donner des indications à vos utilisateurs et les inviter à mieux renseigner les champs.

Upgradez vos workflows et process builders en flow !

On vous en parlait déjà dans cet article : il est temps de passer aux flows !

Il ne sera bientôt plus possible de créer de nouveaux workflows ou process builder. Alors dès cet été, habituez-vous aux flows et migrez vos automatismes existants. Les assistants de migration pourront faire l’affaire pour les éléments les plus simples mais pour les plus complexes, anticipez bien le temps nécessaire, notamment pour tester.

Mettez à jour vos sandbox

Comme vous connaissez les bonnes pratiques de gestion des environnements, vous avez bien sûr utilisé des sandbox pour paramétrer et tester les nouvelles fonctionnalités, avant de les déployer pour les mettre à disposition des utilisateurs en production.

Mais il arrive bien entendu que les environnements ne soient plus « iso », notamment vos données, rendant vos tests moins pertinents.

C’est donc le moment de rafraichir vos sandbox !

Rendez-vous dans le menu « sandbox » de la configuration. Cliquer sur « Rafraichir » en regard de la sandbox concernée.

Tous vos profils sont-ils vraiment utilisés ? Si un profil est attribué à un seul utilisateur, cela vaut probablement la peine de rationaliser. À l’inverse, si chaque utilisateur a son propre profil, il faut corriger cela, car c’est difficilement maintenable.

Pensez également à vérifier les profils dans les détails, notamment les autorisations « supprimer » ou « modifier toutes les données » qui doivent être utilisées avec parcimonie, ou bien si un objet n’est plus utilisé.

Des rôles et des règles de partage à mettre à jour ?

Tous les enregistrements sont-ils partagés comme il se doit ? Vous pouvez vérifier le partage des enregistrements directement dans l’application en cliquant sur le bouton « Hiérarchie de partage » en haut à droite du formulaire de l’enregistrement (il peut être rajouté en configuration dans la présentation de page).

Vérifiez que tous vos utilisateurs ont le bon rôle : cela permettra d’optimiser à la fois le partage (les membres « supérieurs » de la hiérarchie peuvent avoir accès aux enregistrements des « subordonnées ») et le reporting.

Trop d’administrateurs ?

S’il n’y avait qu’un point à surveiller, c’est bien celui-là, surtout si vous avez récemment mené des travaux sur votre org (déploiements, migration de données, installation de packages, etc.). En effet, il faut limiter le nombre d’utilisateurs avec le profil « Administrateur Système ». Non pas pour une question de confiance, mais surtout pour éviter les potentiels portes d’entrée pour les malveillances.

Si vous avez besoin de donner des accès élargis à des utilisateurs, pensez aux fonctionnalités d’administration déléguée et les dates de péremption d’ensemble d’autorisations.

Mettez à jour la navigation !

• Nettoyez les apps

Vos utilisateurs ont-ils accès uniquement à l’app ou aux apps qui les concernent ? Il est facile de ne plus s’en soucier car une fois sur une app c’est celle-ci qui s’affiche par défaut pour l’utilisateur. Pourtant, il arrive fréquemment que l’utilisateur se voit attribuer des apps dont il n’a pas besoin (cas de l’installation d’un package par exemple).

Pour remédier à cela, rendez-vous sur le profil et décochez les apps qui ne sont pas pertinentes.

Si besoin, vous pourrez gérer l’affichage des apps via des ensembles d’autorisation.

• Et proposez-en une nouvelle !

Et pourquoi ne pas proposer de la nouveauté à vos utilisateurs ? Avez-vous déjà essayé le format « console » pour une app ?

Ce format est traditionnellement utilisé pour les agents de service client. Il permet de rationaliser l’affichage de la barre de navigation dans un menu déroulant, ce qui libère de la place pour un système d’ouverture des enregistrements par onglet, un peu comme sur un navigateur internet. Pratique pour jongler entre différents enregistrements, rapports et tableaux de bord.

• Donnez un petit coup de jeune aux éléments graphiques !

Les éléments graphiques (logo, couleurs, image de fond) peuvent devenir le « parent pauvre » du paramétrage Salesforce, face aux champs ou aux automatismes qui semblent plus important. Pourtant, comme pour n’importe quel site ou app, la charte graphique joue beaucoup. Si vous ne l’avez pas déjà fait, voyez donc comment adapter votre org à votre marque.

Mettez en place un reporting de l’adoption utilisateurs

Si ce n’est pas déjà fait, paramétrez des rapports et tableaux de bord pour suivre l’adoption de Salesforce par vos utilisateurs.

Nos conseils ici.

Commencez dès maintenant ! Vous pouvez paramétrer votre tableau de bord composant par composant.

En plus du paramétrage, vous pouvez profiter de l’été pour prendre le temps d’analyser les données et d’envisager des plans d’actions (cf. point suivant). Et à la rentrée, un reporting dédié, semaine par semaine par exemple, vous permettra d’être très réactif.

Montez en compétence sur Salesforce

• Formez vos utilisateurs Salesforce !

Le temps peut vite manquer en dehors de la période estivale. Profitez-en pour faire des piqures de rappel à vos utilisateurs ! Voici quelques idées :

• • Vos utilisateurs sont-ils au courant des différentes fonctionnalités basiques de Salesforce ? Recherche globale, guide de réussite dans le chemin, vues de liste, etc. Ces fonctionnalités ne sont pas forcément visibles pour quelqu’un qui ne les a jamais utilisés.
  • Si vous avez donné le droit aux utilisateurs de se créer des rapports et des tableaux de bord, en font-ils bon usage ?
  • L’extension Gmail/Outlook et l’appli mobile sont-ils utilisés au maximum de leur potentiel ?

Et même si vous ne faites pas toutes les formations en juillet ou en août, vous pouvez déjà préparer un plan de formation tout au long de l’année. Exemple : la formation des nouveaux utilisateurs sur Salesforce est-elle bien prévue dans leur onboarding ?

• Profitez de fonctionnalités simples de Salesforce pour augmenter l’engagement des utilisateurs

La rentrée est souvent une période propice aux bonnes résolutions et au renouveau. Prenez donc le temps cet été de paramétrer quelques éléments simples dans Salesforce afin de pouvoir communiquer dessus dès la rentrée.

Ça tombe bien, nous vous parlions, dans cet article, de 5 fonctionnalités à mettre en place rapidement.

• Formez-vous à Salesforce !

Avec les Salesforce Certification Days, vous avez l’opportunité de vous préparer gratuitement à une certification.

Profitez d’un peu de temps libre cet été pour préparer votre certification Admin par exemple, en suivant cette formation, en passant des badges Trailhead et en révisant avec Focus On Force !

Quand il n’y en a plus il y a en a encore… si vous souhaitez aller encore plus loin :

• • Profitez-en pour lancer une démarche d’amélioration continue… et formalisez une roadmap !

Améliorer Salesforce 1 mois dans l’année, c’est bien, être capable de l’améliorer toute l’année, c’est encore mieux ! Tirez parti de cette période de relâche pour mettre en place une méthodologie d’amélioration continue qui vous permettra de valoriser l’outil dans le temps.

 

• • Préparez la prochaine montée de version

La prochaine montée de version, la release Winter 23, sera dans les sandbox éligibles le 27 août. Vous pouvez même anticiper cette date en vous connectant à une org de pre-release. Elle devrait être disponible d’ici début août.

Retrouvez toutes les infos nécessaires pour préparer une montée de version dans notre article dédié.

Et bien sûr, Cloudity vous tiendra au courant des dates et des nouveautés dans des publications dédiées !

Cet été, pas question de s’embêter au bureau !