Digitalisation du négoce du vin : comment structurer sa croissance avec les bons outils ?

Le secteur du commerce du vin s’appuie sur un savoir-faire et un réseau de partenaires solides. Pourtant, le secteur évolue rapidement, et face aux nouvelles exigences clients et une concurrence internationale accrue, les courtiers et négociants en vin doivent s’adapter. 

Dans ce contexte, est-il encore possible de piloter l’activité avec des fichiers papiers / Excel et des prises de commande manuelles, ou est-il temps d’adopter des outils modernes ? 

Le métier de négociant repose sur trois piliers : la gestion des relations clients, le suivi des stocks et le suivi des transactions. Sans un outil adapté, ces éléments deviennent vite un vrai casse-tête à gérer.

Découvrez ci-dessous les 5 problèmes les plus courants rencontrés par des professionels du secteur peu ou pas outillés.

Chaque jour, vous échangez avec les producteurs et traitez des commandes clients. Mais entre les e-mails et les fichiers Excel, il est compliqué d’avoir une vision complète de l’activité. Il en résulte une perte de temps à rechercher des informations, un risque d’erreur accru et une difficulté à avoir une vision d’ensemble de votre activité. 

Prenons l’exemple d’un client qui demande un devis sur un lot précis. La dernière mise à jour du stock a été notée sur un fichier non partagé. Résultat : une offre non alignée sur la disponibilité réelle, et donc un risque de perte de client et un impact sur votre réputation. 

De plus, la présentation des offres et des communications joue un rôle essentiel dans l’image des maisons de négoce. Un design soigné et une mise en page claire renforcent la crédibilité des propositions. À l’inverse, un manque de cohérence ou une mise en page non professionnelle nuisent à l’image que vous renvoyez à vos clients.

Un client vous a demandé un lot spécifique il y a six mois ? Un acheteur cherche des crus d’exception pour une saison précise ? Sans un historique précis et exploitable, les opportunités peuvent se perdre. 

Un bon CRM permet de garder un historique complet des interactions avec chaque client. Le système peut par exemple vous proposer automatiquement une alerte pour recontacter votre client au moment opportun.

Pour aller plus loin, l’intelligence artificielle (IA) peut automatiser le traitement des opportunités commerciales. Par exemple, lorsqu’un appel d’offre arrive dans votre CRM via un connecteur (MuleSoft), une IA peut générer automatiquement une opportunité avec des produits et des prix adaptés. Résultat : des réponses plus rapides et mieux adaptées à vos prospects. 

Le marché du vin évolue en permanence : tendances, prix, offre et demande… Réagir rapidement est essentiel pour optimiser vos marges et saisir les meilleures opportunités. 

Imaginons que vous constatez une hausse soudaine de la demande pour les vins nature, mais que vous tardez à ajuster votre offre. Pendant ce temps, vos concurrents disposant des bons outils s’adaptent rapidement et captent une part importante de ce marché en pleine expansion.

Un système intelligent peut aussi permettre d’associer des produits en vue de créer des assortiments pertinents. Cela peut ainsi permettre d’augmenter la valeur du panier moyen tout en augmentant la satisfaction client. 

Exemple : « Les clients qui achètent un vin rosé ont tendance à acheter également du vin blanc en été ». Lors de la construction d’une offre avec du rosé, le système (CRM relié à votre site) propose automatiquement d’ajouter du vin blanc.

Vous envoyez des échantillons à vos clients pour faciliter la vente de vin. Il est essentiel d’assurer un suivi de ces envois pour : 

• Savoir si un échantillon a été envoyé 
• Suivre le taux de transformation des offres en fonction des envois 
• Relancer une offre après l’envoi d’un échantillon resté sans réponse 

Sans cette visibilité, il est impossible d’évaluer l’impact de vos actions, ce qui peut vous amener à déployer des efforts (en temps et en coût) inutilement. Analyser l’impact de vos actions vous permettra d’ajuster votre stratégie et de concentrer vos efforts là où ils sont réellement efficaces, d’où l’importance d’intégrer un suivi automatisé de votre activité.

La mise en place d’une plateforme centralisée vous permet de mieux piloter votre activité en temps réel, et de gagner du temps. Voici les 3 principaux bénéfices de la mise en place d’un outil CRM adapté. 

• Vous disposez d’un historique clair des commandes et des préférences clients
• Vous pouvez paramétrer un rappel automatique des relances et opportunités commerciales
• Vous segmentez vos clients pour leur proposer des offres personnalisées (« Vous aimez les vins de garde ? Voici nos recommandations »)

• Vous disposez d’une vision globale des stocks disponibles chez vos fournisseurs
• Vous ajustez de manière dynamique les offres en fonction des disponibilités (« Ce produit est indisponible. Voici des alternatives »)
• Vous assurez une traçabilité complète des lots et des transactions. 

• Vous automatisez vos tâches chronophages comme l’envoi d’emails, les relances, ou la mise à jour des fiches clients.
• Les informations sont visibles en temps réel. 
• Vous bénéficiez de tableaux de reporting personnalisables. 

II est essentiel d’opter pour un outil CRM flexible, capable de s’adapter aux spécificités du négoce du vin mais surtout de vous faire accompagner par un expert dans cette démarche. Voici les critères clés de sélection d’une solution adaptée : 

• Une vision à 360° de votre activité : centralisation des informations clients, fournisseurs et stocks.
• Personnalisée aux particularités du marché viticole : traçabilité des lots, suivi des millésimes, etc. Un expert comme Cloudity peut vous aider à adapter la solution à vos besoins spécifiques.
• Disposant d’une interface intuitive : l’outil doit être facile à prendre en main pour favoriser son adoption. Il est indispensable de challenger ce point auprès de l’éditeur mais également de l’entreprise en charge de son intégration. Demandez une démonstration dans votre secteur d’activité.  
• Avec un accès mobile et cloud : indispensable pour suivre son activité en déplacement et rester réactif.
• Avec des tableaux de bords personnalisables : pour vous permettre de suivre vos indicateurs de performance (ventes, marges, …).
• Ouverte : vérifiez les possibilités d’intégration avec vos autres outils tels que la facturation, plateformes e-commerce, etc. afin d’éviter les saisies manuelles et les erreurs.

Si ces enjeux vous parlent, il peut être intéressant d’échanger avec un expert du secteur pour identifier les leviers les plus adaptés à votre activité. 

Un accompagnement sur-mesure vous permettra de structurer cette transition et de choisir la bonne solution pour vous. 

Cloudity est un acteur majeur du conseil et de l’intégration de solutions digitales. Nous sommes présents en France via 6 agences régionales dont une à Bordeaux, spécialiste des activités dans l’industrie du vin.

Engagés aux côtés de nos clients pour répondre à leurs besoins croissants d’innovation, nous apportons notre expertise dans des domaines aussi variés que l’audit et l’optimisation, l’intégration Salesforce, la maintenance applicative, le change management, l’assistance à l’adoption, ou encore le développement de composants métiers.