Un enjeu majeur d’adoption et de productivité sur Salesforce, c’est sa capacité à être intégré de bout en bout. Nous parlons souvent bien sûr des interfaces (exemple : ERP). Mais en bout de processus, nous oublions trop souvent la génération de documents. Si vos utilisateurs doivent encore créer des documents manuellement, remplir continuellement les mêmes informations, jongler entre les différents modèles et versions, ou consciencieusement vérifier l’exactitude des données et leur conformité légale, cet article est pour vous !
Des bénéfices nets : éliminer les tâches manuelles et accélérer les processus
La génération automatisée de documents permet à vos équipes d’économiser du temps de travail en évitant la saisie manuelle d’informations. Ce qui n’est pas négligeable dans une journée chargée, lorsque chaque clic compte.
Les données nécessaires seraient extraites directement depuis votre instance Salesforce pour remplir automatiquement vos documents. Vous pourriez même les envoyer automatiquement, voire gérer la signature électronique.
En réduisant la saisie manuelle des informations, vous minimiserez en plus les risques d’erreurs humaines. Les données provenant de Salesforce sont intégrées de manière précise dans tous vos documents en respectant les modèles prédéfinis.
Un prérequis essentiel : garantir la sécurité et la qualité des données
Il est impératif d’évaluer la qualité et l’intégrité des données stockées dans votre outil de CRM en amont, car ces données serviront de base pour la création de documents. Afin de garantir des informations fiables, il est recommandé de mettre en place des automatisations et de prévoir un nettoyage des données lorsque cela s’avère nécessaire.
Parallèlement, la conformité aux réglementations de l’industrie et aux politiques internes de sécurité est une étape incontournable. La mise en place ou l’amélioration des contrôles d’accès est également essentielle pour prévenir les diffusions d’informations incontrôlées, renforçant ainsi la sécurité de ces précieuses informations.
Un projet à part entière avec une nécessaire phase de cadrage et conception
Il est essentiel de comprendre de manière approfondie les besoins spécifiques de vos utilisateurs en matière de création de documents. Cela implique de bien identifier en amont les types de documents à générer ainsi que les sources de données impliquées. La variété et la complexité de vos documents sont des éléments clés pour estimer le projet en termes de travail et de coût.
Chaque domaine possède ses propres spécificités, règlementations et exigences opérationnelles uniques, ce qui se reflète inévitablement dans les besoins documentaires. Par exemple, dans des secteurs réglementés comme la finance ou la santé, la conformité stricte aux normes légales et la sécurité des données revêtent une importance capitale. Dans l’industrie manufacturière, la gestion efficace des documents liés à la production et à la chaîne d’approvisionnement peut être cruciale. De même, les entreprises axées sur les services mettront l’accent sur des documents orientés client.
La flexibilité de Salesforce additionnée au bon outil de génération de document permet de répondre aux besoins spécifiques de toutes les organisations.
Pour pérenniser l’usage : la formation et à l’accompagnement des utilisateurs
Au-delà d’un recueil de besoins pertinent et d’une exécution maitrisée, la formation et le support de vos utilisateurs seront cruciaux, au moment de déployer la solution et sur le long terme. Cela passera notamment par la nomination d’un admin dédié à ces fonctionnalités ou un « power-user ».
Vous pourrez mettre en place des dispositifs adaptés, avec l’aide de votre intégrateur et de l’éditeur. Les grands éditeurs d’outils de génération de documents ont d’ailleurs mis en place des programmes de certification et des centres de formation. Cela permettra à votre admin de monter en compétences.
Vous l’aurez compris, la génération de documents dans Salesforce offre tout un panel de possibilités pour optimiser la productivité de votre entreprise.
Si vous êtes intéressé, nos équipes sont disponibles pour vous conseiller et vous orienter vers l’outil le plus adapté à vos besoins et vous accompagner dans la réalisation de votre projet !
Pour nous contacter, c’est juste ici.
Article rédigé par Elena Haettich, Consultante Salesforce chez Cloudity
