Haben Sie den Verdacht, dass die Rechnungsstellung Ihres Unternehmens unvollkommen ist? Fehler wie die falsche Rechnungsadresse, falsche Produkte und veraltete Beträge oder Preise tauchen auf den Rechnungen immer wieder auf? Es mag den Anschein haben, dass es keinen Zusammenhang zwischen den Angeboten, die Ihr Verkaufsteam in Auftrag gegeben hat, und den vom Finanzteam erstellten Rechnungen gibt. Sie stellen jedoch Cashflow-Probleme fest, die Ihr Unternehmen am Wachstum hindern. Wenn diese Einführung Ihr Interesse geweckt hat, ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie – ebenso wie die Salesforce Revenue Cloud. Dabei handelt es sich um eine Lösung, die aus einer Kombination von zwei Salesforce-Produkten entstanden ist: CPQ und Billing.
Sehen Sie, wie dieses Salesforce-Tool Ihnen bei der Lösung Ihrer Abrechnungsprobleme helfen wird!
Die Abrechnung des stillen Helden Ihres Unternehmens
Der Verkauf ist entscheidend für das Geschäft, aber selbst die besten Verhandlungen sind bedeutungslos, wenn sie nicht zur Monetarisierung eines Vertrags führen. Obwohl wir uns beim Thema Verkauf in der Regel auf die Vertriebsmitarbeiter und die von ihnen unterzeichneten Verträge konzentrieren, dürfen wir auch die Finanzabteilung nicht vergessen, die sich um die Buchhaltung kümmert, ohne die alle Bemühungen um den Abschluss einer Geschäftsmöglichkeit verpuffen würden.
Es sollte daher nicht überraschen, dass das reibungslose Funktionieren der Finanzabteilung für den Betrieb des Unternehmens entscheidend ist. Es lohnt sich also, dafür zu sorgen, dass die bestmöglichen Buchhaltungstools zur Verfügung stehen. Welche? Offensichtlich den aktuellen Marktstandards entsprechend, die Automatisierung sich wiederholender Prozesse ermöglichend, konsistent und dennoch flexibel genug, um die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens abzubilden. Eine einzige kohärente Plattform funktioniert viel besser als die Integration mehrerer isolierter Subsysteme.
Eine der beliebtesten Lösungen auf dem Markt ist Salesforce Billing. Sie wickelt den gesamten Lead-to-Cash-Prozess auf einer einzigen Plattform ab, passt sich an wechselnde Geschäftsmodelle an und automatisiert sich wiederholende Prozesse. So wird das Risiko von Fehlern durch den Faktor Mensch minimiert und Zeit für die Buchhaltung gespart. Und Zeit ist schließlich Geld!
Die größten Herausforderungen bei der Rechnungsstellung
Betrachten wir zunächst einmal, wie die Rechnungsstellung in Unternehmen aussieht. Höchstwahrscheinlich ist dafür ein Mitarbeiter zuständig, der die Rechnungen manuell auf der Grundlage eines weißen Vertragsbuchs erstellt. Dies ist mit viel Aufwand verbunden, da er oder sie prüfen muss, ob:
- die Preise korrekt berechnet wurden (unter Berücksichtigung von Rabatten, Blockpreisen usw.),
- Produkte sind in der angegebenen Menge erhältlich;
- Versand- und Postadressen korrekt sind und vieles mehr.
Natürlich kann ein solches Ein-Personen-System funktionieren, wenn Sie z.B. eine begrenzte Anzahl von Waren verkaufen, aber wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie immer mehr Rechnungen mit einer komplexeren Preisberechnungslogik und unterschiedlichen rechtlichen Bedingungen ausstellen müssen, hat eine Person einfach keine Chance, den Prozess zu bewältigen. Also stellen Unternehmen mehr Mitarbeiter ein, in der Annahme, dass mehr Vollzeitstellen das Problem lösen… Rechnungen werden jedoch nicht plötzlich fehlerhaft, sondern dies ist auf Nachlässigkeit bei der Erfassung der für die Rechnungsstellung erforderlichen Daten zurückzuführen. Dies führt zu Fehlern bei der Preisgestaltung, zu einer falschen Rechnungsmenge oder zu Produkten, die nicht mit denen im Vertrag übereinstimmen.
In den schlimmsten Fällen können Unternehmen keine Rechnung stellen, weil die Rechnung an der falschen Adresse oder gar nicht ankommt. Solche Situationen führen zu Umsatzeinbußen und haben einen schlechten Einfluss auf die Kundenerfahrung mit Ihrer Marke. Eine informierte Unternehmensleitung gibt nach einer gründlichen Analyse des Problems schließlich grünes Licht für die Implementierung fortschrittlicherer Abrechnungstools und erklärt sich bereit, mehr Ressourcen für die „Heilung“ des Abrechnungsprozesses bereitzustellen. Aber leider bleibt das Problem bestehen. Wo liegt also die wahre Ursache? Die Antwort: die vom Verkaufsteam bereitgestellten Daten.
Flexible Abrechnung
Abonnementbasierte Geschäftsmodelle sowie nutzungsbasierte, d.h. von der Nutzungshäufigkeit abhängige Dienste sind aus Sicht der Unternehmenseinnahmen echtes Gold wert. Fragen Sie Ihr Finanzteam jedoch nach der Rechnungsstellung für Abonnementprodukte, und es wird wahrscheinlich weniger begeistert sein. Das liegt daran, dass herkömmliche Abrechnungssysteme für die Abwicklung einfacher, einmaliger Transaktionen konzipiert sind. Sie sind nicht dafür ausgelegt, komplexere Produkt- oder Servicekonfigurationen abzurechnen.
Salesforce Billing wurde speziell für verschiedene Arten der Rechnungsstellung entwickelt, einschließlich Abonnements. Auch solche, die einmalige Gebühren für die Systemkonfiguration enthalten, oder Zahlungen, die auf dem Verbrauch des in einem bestimmten Zeitraum verkauften Produktvolumens basieren. Steuern werden automatisch für alle Auftragselemente berechnet, wobei die Standardkonfiguration von Salesforce verwendet wird. Bei komplexeren Steuerberechnungsregeln hilft Ihnen die Integration mit Avalara weiter. Alles wird so angepasst, dass es von einer einzigen Plattform aus verwaltet werden kann, ohne dass benutzerdefinierte Integrationen zwischen Systemen erstellt werden müssen.
Automatisierter Kundenlebenszyklus
Der Verkauf von Abonnementdiensten ist ein komplexer, zeitaufwändiger Prozess. Das liegt an den Preisregeln, die sowohl von dem bestellten Produkt als auch von der Zeitspanne abhängen, in der es dem Kunden zur Verfügung stehen soll. Hinzu kommen noch die Szenarien für Upgrades, Downgrades oder Abonnementverlängerungen! Es überrascht nicht, dass der Endpreis oft falsch ist, was die Finanzabteilung in Schwierigkeiten bringt. Sie muss die Rechnungen korrigieren, damit die Endabrechnung immer korrekt ist und das Unternehmen nicht seinen Ruf und seine Liquidität verliert.
Salesforce Billing ist sich dieser Probleme bewusst und verfügt über eine Funktion zur Berechnung von Preisanteilen für Verkäufe pro Zeitraum. Zu den verfügbaren Funktionen gehört die Unterstützung für erweiterte Geschäftsanforderungen. Wie z.B. Vertragsverlängerungen, der Verkauf verschiedener Stufen des Produktzugangs oder zeitlich begrenzter Zugang zu einer kostenlosen Testversion. Umfassende Abrechnungsangebote, flexible Datenvalidierungsregeln und leicht konfigurierbare Automatisierungen sorgen dafür, dass die Rechnungen immer korrekt sind und alle erforderlichen Informationen enthalten. Der Aufwand für die Korrektur von menschlichen Fehlern wird auf ein Minimum reduziert! Die so eingesparte Zeit können Sie nutzen, um effizient an Ihrer Rechnungsstellung zu arbeiten, was sich positiv auf das Ergebnis Ihres Unternehmens auswirkt und seine Position auf dem Markt stärkt.
Vollständige Nutzung der Daten
Finanzinformationen über Kunden befinden sich oft in veralteten ERP-Systemen, die nur von Buchhaltern gelesen werden können, die seit Jahren damit arbeiten. Das macht es unmöglich, potenziell wertvolle Daten für andere Mitarbeiter zu nutzen, einfach weil die Programmoberfläche unverständlich ist.
Es stimmt zwar, dass das Finanzteam für die Buchhaltung des Unternehmens zuständig ist, aber auch andere Abteilungen könnten von einem einfachen Zugriff auf Bestellungen, Verträge, Rechnungen und Zahlungsdaten profitieren. Einblicke in den gesamten Prozess von der Bestellung bis zur Zahlung (Lead-to-Payment) können es den Vertriebsmitarbeitern ermöglichen, die Kundenbeziehungen zu stärken, und das Controlling wird sich sicherlich über Finanzberichte mit korrekt berechneten Finanzkennzahlen wie MRR, TCV und Churn freuen. Der Zugriff auf alle Transaktionsdaten verbessert die Business Intelligence-Prognosen, was zu rationalen strategischen Entscheidungen führt.
Ein datengesteuerter Ansatz ist die Zukunft des Geschäfts, und jeder Datensatz ist eine unschätzbare Informationsquelle für Finanzprognosen und -analysen. Aus diesem Grund müssen Sie einfach alle Informationen, die Sie haben, so effektiv wie möglich nutzen.
Salesforce CPQ – die perfekte Lösung
Lassen Sie uns nun sehen, wie Salesforce Sie unterstützt und einen nahtlosen Informationsaustausch zwischen Vertrieb und Finanzen ermöglicht. Salesforce CPQ hilft Vertriebsmitarbeitern natürlich, schneller genaue Angebote zu erstellen, aber die Auswirkungen dieser Lösung auf ihre Produktivität sind noch viel größer! Einer der größten Vorteile dieser Software ist die Möglichkeit, das gesamte Unternehmen in den Verkaufsprozess einzubeziehen. Richtig implementiert, sorgt CPQ dafür, dass Ihre Vertriebs-, Finanz- und Rechtsabteilungen gleichermaßen Einfluss auf die Konfiguration des von Ihnen angebotenen Produkts nehmen können. Kurz gesagt bedeutet dies, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter den Kunden keine Produktkonfigurationen anbieten werden, die aus finanziellen und rechtlichen Gründen nicht lieferbar sind.
Salesforce CPQ speichert jederzeit die Informationen aus dem Vertragsangebot und gewährleistet so die Einhaltung der Vorschriften im Auftragsverwaltungsprozess. Die vertraglich vereinbarten Produktmengen werden überwacht, um zu verhindern, dass Kunden eine inkonsistente Bestellung erhalten (zu viele oder zu wenige Produkte). Dieses Produkt kann Ihren Rechnungsstellungsprozess durch die Integration in das in Ihrem Unternehmen bereits vorhandene ERP-System problemlos rationalisieren. Darüber hinaus haben Sie die Kontrolle über die Dateneingabe – der Prozess ist vollständig automatisiert, so dass es keinen Raum für Fehler gibt, die bei der manuellen Datenübertragung auftreten können. Mit CPQ wird die Zeit von der Vertragsunterzeichnung bis zum Erhalt des Geldes erheblich verkürzt.
Ein einfacher Weg vom Lead zum Verkaufsabschluss
Schauen wir uns den üblichen Lebenszyklus eines Kunden an, von der bloßen Aufnahme in die Datenbank bis zum Verkaufsabschluss. Wir konzentrieren uns dabei auf Produkte ohne Abonnement. Normalerweise sieht es so aus, dass Sie im Büro sitzen und Angebote, Verträge und Bestellungen erstellen. Das alles geschieht in Salesforce CPQ. Die Daten gehen dann in das ERP-System ein, das diese Aufträge verarbeitet und einwandfreie Rechnungen erstellt, die den Bedarf des Vertragskunden genau widerspiegeln. Alles, was Sie jetzt noch tun müssen, ist, die Zahlung herunterzuladen und bei Bedarf Finanzberichte zu erstellen. Die Daten sind in allen Salesforce-Produkten, die in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden, konsistent. Sie können also die Salesforce-Engine nutzen, um Finanzberichte oder Dashboards zu erstellen.
Ok, das war einfach. Lassen Sie uns nun sehen, wie es mit Abonnementprodukten und wiederkehrenden Aufträgen aussieht. Unternehmen haben oft Probleme, den Preis für hinzugefügte Produkte während des Abonnementzeitraums zu berechnen, wenn die Verträge eine gemeinsame Laufzeit haben. Ein Beispiel: Sie haben einen Jahresvertrag, der im Voraus bezahlt wird, 72 Tage nach dem Startdatum. Der Kunde möchte das Add-on mit einbeziehen, also müssen Sie dessen Preis mit dem entsprechenden Multiplikator in Rechnung stellen. Bei Upgrades gibt es eine noch komplexere Logik. Ohne Salesforce CPQ müssten all diese Schritte manuell durchgeführt werden, was natürlich zu Fehlern führen kann.
Wenn Sie CPQ verwenden, sind solche Probleme für Sie nicht von Belang. Jedes Mal, wenn ein Vertriebsmitarbeiter ein Angebot mit einem Abonnementprodukt erstellt, legt Salesforce CPQ automatisch einen Vertrag im Konto des Kunden an. Darin werden alle Informationen über die verkauften Produkte und die Produkte, die erneuert werden müssen, gespeichert. Da sich alle Informationen an einem Ort befinden, kann Ihr Vertriebsteam aktuelle Daten verwenden. Wenn also ein Kunde Sie bittet, einen Vertrag zu ändern – zum Beispiel, um Add-Ons einzubeziehen – führt CPQ automatisch alle oben beschriebenen komplexen Berechnungen durch. Hier gibt es also keinen Raum für Fehler.
Wie können Sie die Rechnungsstellung mit Salesforce CPQ verbessern?
Zusammengefasst: Salesforce CPQ garantiert einen nahtlosen Datenfluss über alle Prozesse hinweg, die an der Lieferung von Waren und Dienstleistungen an Ihre Kunden beteiligt sind. Jenseits des Vertriebsweges ist der größte Mehrwert bei den Abrechnungsprozessen zu sehen.
Es spielt keine Rolle, ob Ihr Unternehmen über ein ERP-System verfügt oder ob ein spezieller Mitarbeiter Rechnungen manuell erstellt. Die in Salesforce CPQ berechneten und gespeicherten Daten können problemlos zur Erstellung von Rechnungen, Versandpapieren und mehr verwendet werden – und Sie erstellen sie gleich beim ersten Mal fehlerfrei. So verkürzen Sie die Zeit, die von der Erstellung des Angebots bis zum Erhalt des Geldes vergeht. Außerdem steigern Sie den Umsatz und – was am wichtigsten ist – die Zufriedenheit Ihrer Kunden!
Wenn Sie daran interessiert sind, wie die Implementierung von Salesforce-Lösungen Ihrem Unternehmen helfen kann, die Rechnungsstellung zu verbessern und sein volles Potenzial auszuschöpfen, nehmen Sie Kontakt mit uns auf!
Möchten Sie lesen, was der Hersteller der Software selbst über CPQ und Billing (d.h. Salesforce Revenue Cloud) schreibt? Das können Sie auf der offiziellen Salesforce-Website tun.
