Zitat und Abrechnung wie Kreide und Käse
Haben Sie das Gefühl, dass mit Ihrem Rechnungsstellungsprozess etwas nicht stimmt? Kommen Ihnen wiederkehrende Fehler in Rechnungen, wie falsche Rechnungsadresse, falsche Produkte und Beträge oder nicht aktuelle Preise bekannt vor? Es sieht so aus, als gäbe es keine Korrelation zwischen den Angeboten, die von Ihrem Vertriebsteam eingeholt wurden, und den Rechnungen, die vom Finanzteam erstellt wurden. Infolgedessen verzögert sich der Geldeinzug, da alle Daten immer wieder überarbeitet werden müssen. Die Folge ist ein schlechter Cashflow, der das Wachstum Ihres Unternehmens verhindert. Wenn Ihnen diese Einleitung bekannt vorkommt, ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie! Genauso wie Salesforce CPQ. Schauen wir uns an, wie dieses Tool Ihnen helfen kann, Probleme mit der Rechnungsstellung zu lösen.
Die wichtigsten Probleme bei der Rechnungsstellung
Lassen Sie uns zunächst überlegen, wie die Bearbeitung von Rechnungen in Unternehmen aussieht. Höchstwahrscheinlich gibt es einen Mitarbeiter, der die Rechnungen manuell auf der Grundlage des Vertragspapiers erstellt. Das ist mit viel Aufwand verbunden, denn er muss prüfen:
- ob die Preise korrekt berechnet wurden (unter Berücksichtigung von Rabatten, Blockpreisen usw.),
- wenn die Produkte in der angegebenen Menge verfügbar sind;
- ob die Versand- und Postadressen korrekt sind und vieles mehr.
Das mag funktionieren, wenn Sie nicht viele Waren verkaufen, aber wenn das Unternehmen wächst und immer mehr Rechnungen mit komplexeren Preisberechnungen und rechtlichen Bestimmungen zu erstellen sind, kann eine einzelne Person das einfach nicht schaffen. Also stellen Unternehmen mehr Mitarbeiter ein, weil sie denken, dass mehr Vollzeitstellen das Problem lösen können… Aber es ist nicht so, dass die Rechnungen fehlerhaft sind oder Abrechnungsfehler – wie falsche Preise, Produkte oder Mengen – auftreten.
In den schlimmsten Fällen scheitern Unternehmen bei der Rechnungsstellung, weil die Rechnung an die falsche Adresse oder gar nicht gesendet wird. Diese Fälle führen zu Umsatzeinbußen und einer schlechten Kundenerfahrung. Wenn das Management des Unternehmens diese Probleme bemerkt, gibt es nach einer harten Diskussion grünes Licht für die Einführung fortschrittlicherer Fakturierungstools und die Bereitstellung von mehr Ressourcen, um den Fakturierungsprozess zu verbessern. Aber leider besteht das Problem immer noch… Wo liegt also die eigentliche Ursache des Problems? Die Antwort liegt in den Daten und Informationen, die vom Vertriebsteam weitergegeben werden. Sehen wir uns an, wie Salesforce CPQ Sie unterstützt und einen reibungslosen Übergang zwischen dem Vertriebs- und Finanzteam ermöglicht.
Salesforce CPQ – die ultimative Lösung
Diese Lösung hilft den Verkäufern zwar bei der schnellen Erstellung präziser Angebote, aber die Auswirkungen von CPQ auf die Effizienz sind weitreichender. Einer der größten Vorteile von CPQ-Software ist, dass das gesamte Unternehmen einbezogen werden kann. Wenn CPQ richtig implementiert ist, können Ihre Vertriebs-, Finanz- und Rechtsabteilungen die Produktkonfiguration gleichermaßen beeinflussen. Das bedeutet, dass Sie keine Vertriebsmitarbeiter haben, die Konfigurationen verkaufen, die finanziell oder rechtlich nicht möglich sind.
Salesforce CPQ stellt eine nachgelagerte Verbindung zum ursprünglichen Angebot her und sorgt so für einen Abgleich entlang des Auftragsverwaltungsprozesses. Die vertraglich vereinbarten Mengen werden nachverfolgt, um Über- oder Unterlieferungen zu vermeiden. Angebotsspezifika werden bei der Rechnungsstellung und Umsatzrealisierung berücksichtigt. Jedes wichtige Detail lässt sich leicht auswerten – von Angeboten und Aufträgen bis hin zu Rechnungen und Zahlungen. Salesforce CPQ kann Ihren Prozess durch die Integration mit dem ERP-System problemlos nutzen. Dies ermöglicht auch eine Kontrolle der Dateneingabe, da der Prozess vollständig automatisiert ist, so dass es keinen Platz für Fehler gibt, die bei einer manuellen Übertragung der Daten auftreten können. Dank dieser Lösung wird die Zeit von der Vertragsunterzeichnung bis zum Geldeingang erheblich verkürzt.
Vom Blei zum Geld – ein glücklicher Weg
Betrachten wir den üblichen Lebenszyklus eines Kunden vom Lead bis zum Geld für ein nicht abonniertes Produkt. Normalerweise beginnt er im Büro mit der Erstellung von Opportunities, Angeboten, Verträgen und Bestellungen. All dies geschieht in Salesforce CPQ. Sobald dies abgeschlossen ist, werden die Daten an das ERP-System übertragen, das dann diese Aufträge verarbeitet und die Rechnungen erstellt, die genau den Anforderungen des Kunden entsprechen, ohne Fehler. Dann brauchen Sie nur noch die Zahlungen einzuziehen und bei Bedarf Finanzberichte zu erstellen. Da die Daten über alle in Ihrem Unternehmen implementierten Salesforce-Lösungen hinweg konsistent sind, können Sie die Salesforce-Engine auch zur Erstellung Ihrer Finanzberichte und Dashboards verwenden.
Ok, das war der einfache Teil. Lassen Sie uns nun sehen, wie es mit Abonnementprodukten und wiederkehrenden Aufträgen aussieht. Häufig haben Unternehmen Probleme mit der Berechnung des Anteils eines Upsell, wenn die Verträge zeitgleich laufen. Ein Beispiel: Sie haben einen 1-Jahres-Vertrag, der im Voraus bezahlt wird und 72 Tage nach dem Startdatum beginnt. Der Kunde möchte einen Zusatzvertrag abschließen, also müssen Sie den Preis des Zusatzvertrags mit einem angemessenen Multiplikator in Rechnung stellen. Die Logik ist noch komplexer, wenn Sie ein Upgrade durchführen. Ohne Salesforce CPQ müssen all diese Schritte manuell durchgeführt werden, was natürlich zu Fehlern führen kann.
Dies ist nicht der Fall, wenn Sie CPQ verwenden. Jedes Mal, wenn ein Vertriebsmitarbeiter ein Angebot mit einem abonnementbasierten Produkt erstellt, legt diese Salesforce-Lösung automatisch einen Vertrag im Konto des Kunden an. In diesem Vertrag werden dann alle Informationen über verkaufte Produkte und die Informationen darüber, welche Produkte erneuert werden müssen, gespeichert. Dadurch, dass all dies an einem Ort gespeichert ist, verfügen die Vertriebsteams über aktuelle Daten, die sie verwenden können, wenn der Kunde eine Vertragsänderung wünscht, z. B. die Aktivierung von Add-ons. Alle oben beschriebenen komplexen Berechnungen werden automatisch mit der CPQ-Engine durchgeführt, so dass es keinen Raum für Fehler gibt.
Wie kann Salesforce CPQ Ihrem Unternehmen nützen?
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Verwendung von Salesforce CPQ in Ihrem Unternehmen eine Lösung ist, die einen nahtlosen Datenfluss über alle Prozesse hinweg gewährleistet, die darauf abzielen, Waren und Dienstleistungen an Kunden zu liefern. Neben dem Vertriebsweg ist der größte Mehrwert bei den Abrechnungsprozessen spürbar. Es spielt keine Rolle, ob Ihr Unternehmen über ein ERP-System verfügt oder ob ein Mitarbeiter die Rechnungen manuell erstellt. Die in Salesforce CPQ berechneten und gespeicherten Daten können problemlos verwendet werden, um korrekte Rechnungen, Versanddokumente usw. zu erstellen – und das in 100%iger Erstlingsqualität. Dadurch verkürzt sich die Zeit vom Angebot bis zum Zahlungseingang, was zu einem besseren Umsatz und – was am wichtigsten ist – zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt!
Lassen Sie uns über die Rechnungsstellung und die Implementierung von Salesforce CPQ in Ihrem Unternehmen sprechen. Kontaktieren Sie uns!
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Artikel von Wojciech Maczkowski
